När Lulebo erbjuder dig ett hyreskontrakt

Information om Lulebos insamling och behandling av personuppgifter i olika situationer och sammanhang

Hur samlar Lulebo in personuppgifter?
Utöver de personuppgifter du själv lämnade när du registrerade ditt användarkonto på Lulebos Mina sidor och ställde dig i någon/några av våra köer behöver du, när det blir aktuellt för Lulebo att erbjuda dig ett hyreskontrakt, komplettera ditt användarkonto med ytterligare information och intyg som styrker att du uppfyller Lulebos uthyrningsvillkor. Här är det alltså du själv som är personuppgiftslämnare och som ansvarar för att den information du lämnar är aktuell och korrekt.

En del sökande/blivande hyresgäster har anhöriga, förvaltare eller god man med fullmakt att hantera den registrerades ärenden i olika sammanhang. I dessa fall kan det vara fullmaktshavaren som är personuppgiftslämnare.

Om två personer ska stå på hyreskontraktet är båda personuppgiftslämnare för sina respektive personuppgifter.

I samband med kontraktsskrivning förekommer även andra personuppgiftslämnare och källor än den registrerade själv. Lulebo tar alltid en kreditupplysning på den sökande och hämtar uppgifter från kreditupplysningsföretag, inkassoföretag och Kronofogdemyndigheten. Vi kontrollerar även i det egna hyressystemet om du som sökande tidigare har varit hyresgäst hos bolaget.

Om hyreskontraktet erbjuds dig som registrerad inom ramen för Lulebos samarbete med Luleå kommuns stadsbyggnadsförvaltning eller socialförvaltning fungerar även dessa organisationer som personuppgiftslämnare.

I samband med kontraktssamtalet informerar Lulebo alltid dig som sökande om dessa andra personuppgiftslämnare och källor och hur vi kommer att använda de uppgifter vi får in.

Vilka personuppgifter behandlar Lulebo och varför behöver vi behandla dem?
De kompletterande uppgifter som lämnas av dig och andra personuppgiftslämnare i samband med att det blir aktuellt för Lulebo att erbjuda dig ett hyreskontrakt behandlas av lulebo för att kontrollera att du uppfyller Lulebos uthyrningsvillkor och att inga ekonomiska eller andra hinder finns som gör att du inte kan godkännas som hyresgäst.

• Vi tittar på intyg som visar din inkomst under de kommande sex månaderna.
• Vi tittar på referenser som du har fått från tidigare hyresvärdar och som du själv har lämnat till Lulebo.
• Om hyreskontraktet avser en studentlägenhet behöver vi ett intyg som visar att du är eller kommer att bli studerande vid Luleå tekniska universitet.
• Kreditupplysningen och informationen från inkassoföretag och Kronofogdemyndigheten används för att styrka att du inte har skulder och betalningsanmärkningar.
• En sökning i vårt eget hyressystem görs för att säkra upp att du inte har skulder eller anmärkningar om störningar vid ett eventuellt tidigare boende hos Lulebo.

När vi har konstaterat att uthyrningsvillkoren är uppfyllda är det dags för kontraktsskrivning och då behandlar vi dina personuppgifter för att:

• upprätta ett hyreskontrakt som vi skickar till dig för e-signering
• utfärda och skicka din första hyresavi
• förbereda nyckelutlämning och inflyttning
• kontakta dig om det skulle uppstå några frågor innan inflyttningen.

Har du förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Samma sak gäller om en anhörig har fullmakt att agera i den registrerades/blivande hyresgästens namn.

Lulebo samlar inte in och behandlar inte några känsliga personuppgifter utom i samband med en hyresgästs eller blivande hyresgästs ansökan om akut medicinsk förtur. I denna situation behöver Lulebo tillfälligt behandla uppgifter om en persons fysiska hälsa för att kunna bedöma om personen uppfyller kraven för att ha rätt till förtur. Dessa känsliga personuppgifter gallras (raderas eller anonymiseras) antingen en månad efter att förtursansökan avslagits eller, om förtursansökan godkänts, när hyresgästen tecknar ett hyreskontrakt med hjälp av förturen eller, om förturen inte används, allra senast sex månader efter att förtursansökan godkänts.

Rättslig grund för Lulebos personuppgiftsbehandling i dessa situationer och sammanhang
I samband med att du som sökande, tillsammans med Lulebo, förbereder för kontraktsskrivning övergår den rättsliga grunden för Lulebos personuppgiftsbehandling från ”samtycke” till ”avtal”. Eftersom du (den registrerade) och Lulebo (den personuppgiftsansvarige) har eller ska ingå ett gemensamt avtal har Lulebo rätt att behandla de personuppgifter som krävs för att vi ska kunna färdigställa avtalet i enlighet med ovanstående och i övrigt leverera de tjänster som ingår i avtalet.

Vem har tillgång till dina personuppgifter?
De personuppgifter som du själv eller en fullmaktshavare som företräder dig lämnar som intressent/sökande för att kunna stå i Lulebos olika köer och för att kunna skriva ett hyreskontrakt med Lulebo behandlas bara av Lulebo. Samma sak gäller de uppgifter som Lulebo får via kreditupplysning och det egna hyressystemet. Innan du har skrivit på hyreskontraktet lämnar Lulebo inte ut dina personuppgifter till några andra bolag eller organisationer om vi inte måste göra detta på grund av lag, förordning eller myndighetsbeslut, vid misstanke om brott eller för att skydda antingen våra rättigheter eller tredje parts rättigheter.

Då Lulebo är ett kommunägt bolag lyder både vi och vår verksamhet under offentlighetsprincipen. Detta innebär att vissa handlingar är så kallade ”allmänna handlingar” som Lulebo måste lämna ut på begäran. Innan handlingar lämnas ut genomförs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Hur länge sparas dina personuppgifter?
De personuppgifter och intyg du själv har lämnat via ditt användarkonto och dina köer på ligger kvar på Lulebos Mina sidor så länge du står i någon av våra köer. Om du inte längre vill stå kvar i köerna kan du själv avsluta någon eller alla dina köer. Du kan också själv radera hela ditt användarkonto med alla dina köer och personuppgifter eller begära att vi gör det.

Lulebo gallrar (raderar eller anonymiserar) allmänna handlingar i enlighet med gällande gallringsplan.

Kreditupplysningar makuleras så snart hyreskontraktet är påskrivet eller så snart den sökande fått information om att Lulebo inte kunnat godkänna den sökande som hyresgäst.

Personuppgifter gällande fullmakter för god man/förvaltare/anhöriga och om skulder till Lulebo och störningar vid tidigare boende hos Lulebo gallras (raderas eller anonymiseras) i enlighet med Lulebos gallringsplan.

Känsliga personuppgifter som lämnas i samband med ansökan om akut medicinsk förtur gallras (raderas eller anonymiseras) antingen en månad efter att förtursansökan avslagits eller, om förtursansökan godkänts, när hyresgästen tecknar ett hyreskontrakt med hjälp av förturen eller, om förturen inte används, allra senast sex månader efter att förtursansökan godkänts.

Om du har frågor kring detta är du alltid välkommen att kontakta oss på Lulebo.
Vi har också ett dataskyddsombud som granskar vår verksamhet och ser till att vi följer både våra interna riktlinjer och dataskyddsförordningen (GDPR). Här hittar du alla kontaktuppgifter.