När du är eller har varit hyresgäst hos Lulebo

Information om Lulebos insamling och behandling av personuppgifter i olika situationer och sammanhang

Hur samlar Lulebo in personuppgifter?
De personuppgifter som Lulebo behandlar när du är eller har varit hyresgäst hos oss är i första hand de uppgifter du själv lämnade när du registrerade ditt användarkonto på Lulebos Mina sidor och ställde dig i någon/några av våra köer samt när du blev erbjuden ett hyreskontrakt. Så långt är det alltså du själv som är personuppgiftslämnare och som ansvarar för att den information du lämnar är aktuell och korrekt. Även under kontraktstidens gång och fram till och med den dag du säger upp hyresavtalet och flyttar ut ur lägenheten är det i första hand du själv som är personuppgiftslämnare för de uppgifter Lulebo behandlar när du är eller har varit hyresgäst.

En del hyresgäster har anhöriga, förvaltare eller god man med fullmakt att hantera den registrerades ärenden i olika sammanhang. I dessa fall kan det vara fullmaktshavaren som är personuppgiftslämnare.

Vilka personuppgifter behandlar Lulebo och varför behöver vi behandla dem?
När du har skrivit ett hyresavtal med Lulebo och när du har flyttat in i din lägenhet och/eller fått tillträde till din parkeringsplats eller ditt förråd har du blivit hyresgäst hos oss. Som hyresgäst behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart samt för att kunna tillhandahålla de tjänster och den service som du som hyresgäst har rätt till. Till exempel behandlar vi dina personuppgifter:

• när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar
• när vi informerar Luleå Energi, Bredband2 och WebbEl om nya kontrakt och hyresgäster
• när du nyttjar de tjänster som ingår i hyreskontraktet, som när du bokar bastu, tvättstuga och hyresgästlokaler eller när du styr motorvärmaren på din parkeringsplats
• när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el, vatten och värme
• när du gör en felanmälan
• när vi hyresförhandlar
• i samband med alla kontraktsrelaterade ärenden som när du ansöker om hyresgäststyrt lägenhetsunderhåll eller tillstånd till lägenhetsbyte, andrahandsuthyrning eller överlåtelse av kontrakt
• när du söker akut medicinsk förtur
• när du blir utlåst och behöver bli insläppt i din lägenhet
• när vi bjuder in dig att delta i kundundersökningar
• när vi kontaktar dig och/eller skickar information till dig och andra hyresgäster via e-post, sms, vanliga brev

Under hyresförhållandet behandlar vi helt enkelt dina personuppgifter varje gång du kontaktar oss i olika frågor för att säkerställa att du är den du säger att du är och att du har rätt att agera inom ramen för det aktuella kontraktet. När någon annan för din talan behandlar vi även deras uppgifter i fullmakter och intyg för att säkerställa deras identitet och deras rätt att föra din talan.

Lulebo kan också komma att samla in personuppgifter i samband med dokumentation av vår verksamhet och våra evenemang. Det kan då handla om text (till exempel intervjuer), namn och bild (foto och rörligt) samt ljudupptagningar. I dessa sammanhang behöver de medverkande personerna lämna sitt samtycke till Lulebos behandling av deras personuppgifter.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att Lulebo ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse. Det kan vi exempelvis behöva göra om det förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Bor du i en studentlägenhet kan vi också behandla dina personuppgifter för att kontrollera att du studerar.

När du säger upp ditt hyreskontrakt och flyttar ut behandlar vi dina personuppgifter exempelvis för att:

• avsluta ditt hyreskontrakt och eventuella underkontrakt
• erbjuda sökande en visning ordnad av dig som nuvarande hyresgäst
• boka besiktning och upprätta ett besiktningsprotokoll
• informera Luleå Energi, Bredband2 och WebbEl om att du inte längre kommer att vara hyresgäst på det aktuella objektet
• ta emot och notera återlämnade nycklar och taggar

Rättslig grund för Lulebos personuppgiftsbehandling i dessa situationer och sammanhang
Eftersom du som registrerad och hyresgäst har ett gemensamt avtal med Lulebo som personuppgiftsansvarig och hyresvärd har Lulebo rätt att behandla de personuppgifter som krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden och förpliktelser mot dig i enlighet med de kontrakt och överenskommelser som finns mellan oss.

Vem har tillgång till dina personuppgifter?
De personuppgifter du själv eller en fullmaktshavare som företräder dig lämnar som intressent/sökande för att kunna stå i Lulebos olika köer och för att kunna skriva ett hyreskontrakt med Lulebo behandlas huvudsakligen av Lulebo. När du har skrivit på hyreskontraktet och när du flyttar in kommer vi att lämna ut en del av dina personuppgifter till andra företag (personuppgiftsbiträden) som levererar tjänster till Lulebos hyresgäster eller som Lulebo anlitar för att utföra arbeten och åtgärder på uppdrag av Lulebo. Det kan till exempel handla om:

• Luleå Energi, som debiterar alla hyresgäster för elnät och som även levererar hushållsel
• Bredband 2, som står för Lulebos internetleverans och internetsupport
• WebbEl, som sköter styrningen av Lulebos motorvärmarstolpar
• Olika externa leverantörer som ska reparera, renovera eller byta ut något i din lägenhet
• Inkassoföretag, som kontaktar hyresgäster som inte betalar hyran i tid

Lulebo kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden, Försäkringskassan, polisen eller andra myndigheter på grund av lagar, förordningar eller myndighetsbeslut, vid misstanke om brott eller för att skydda antingen våra rättigheter eller tredje parts rättigheter.

Då Lulebo är ett kommunägt bolag lyder både vi och vår verksamhet under offentlighetsprincipen. Detta innebär att vissa handlingar är så kallade ”allmänna handlingar” som Lulebo måste lämna ut på begäran. Innan handlingar lämnas ut genomförs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Hur länge sparas dina personuppgifter?
De personuppgifter och intyg du själv har lämnat via ditt användarkonto och dina köer på ligger kvar på Lulebos Mina sidor så länge du står i någon av våra köer. Om du inte längre vill stå kvar i köerna kan du själv avsluta någon eller alla dina köer. Du kan också själv radera hela ditt användarkonto med alla dina köer och personuppgifter eller begära att vi gör det.

Lulebo gallrar (raderar eller anonymiserar) allmänna handlingar i enlighet med gällande gallringsplan.

Känsliga personuppgifter som lämnas i samband med ansökan om akut medicinsk förtur gallras (raderas eller anonymiseras) antingen en månad efter att förtursansökan avslagits eller, om förtursansökan godkänts, när hyresgästen tecknar ett hyreskontrakt med hjälp av förturen eller, om förturen inte används, allra senast sex månader efter att förtursansökan godkänts.

Om du har frågor kring detta är du alltid välkommen att kontakta oss på Lulebo.
Vi har också ett dataskyddsombud som granskar vår verksamhet och ser till att vi följer både våra interna riktlinjer och dataskyddsförordningen (GDPR). Här hittar du alla kontaktuppgifter.